Voluntariado de Alto Impacto: Ocho Factores de Éxito para el Voluntariado Universitario

Por Magdalena Rodríguez Romero*

¿Alguna vez has pensado que los voluntarios en tu proyecto social, en vez aligerar tu carga de trabajo, te la hacen más pesada? Prescindir del voluntariado no es un opción por diversas razones, el valor de su trabajo bien orientado permite a las organizaciones operar con menos recursos o ampliar sus servicios. Por otro lado, en el caso concreto de los voluntarios universitarios, el valor social del voluntariado trasciende de la propia organización, al formar a los alumnos una conciencia social que en muchos casos marca sus vidas y les imprime el sello del sentido social.

En nuestro ejercicio como consultores sociales en ProSociedad, nos hemos encontrado con diferentes casos de organizaciones que han fracasado en la implementación de un programa de voluntariado.

De aquellos proyectos exitosos, pero sobre todo de aquellos que han fracasado, hemos identificado una serie de factores que en la práctica, hacen la diferencia entre el éxito y el fracaso en lo que se refiere al involucramiento de voluntarios universitarios en proyectos sociales.

Para que su relación con los voluntarios sea de mutuo beneficio, contemple lo siguiente:

1) Capacite al personal de su organización Previo a la integración de un equipo de trabajo, el personal de la organización debe estar preparado para recibir al voluntario. Hay que reconocer que la integración de voluntarios a un proyecto social sí implica involucramiento de la organización; sin embargo, esta labor será bien recompensada si se toman en cuenta todos los factores de éxito que le mencionamos.

2) Reclute a los mejores y asegure el respaldo institucional Idealmente, su organización debe desarrollar mecanismos para reclutar a los mejores voluntarios para que colaboren con usted. Hay que mencionar que, no obstante se realice un reclutamiento de voluntarios, no se está exento de equivocación; por lo que también es importante que la organización determine si es necesario prescindir de un voluntario cuando éste en lugar de ayudar, esté perjudicando las labores de la organización.

3) Brinde a los voluntarios una inducción y Defina un responsable interno Dar una capacitación o inducción previo al inicio de actividades del voluntario determina en gran medida su buen desempeño y su permanencia en la organización. Es importante que el voluntario conozca a la organización y se sienta parte de ella. También es vital que reconozca las instalaciones y a todos lo colaboradores que trabajen en ellas, para que todos reconozcan al nuevo voluntario o voluntaria y no les parezca un simple extraño.

En el momento de la inducción, es importante que al voluntario o voluntaria se le presente a la persona que le estará supervisando. Esto creará un vínculo inicial que permitirá al voluntario saber que alguien le cuida y le apoya en sus labores. Tener una persona con quien presentarse siempre que el voluntario acuda a la organización también es vital, pues le dará a él o ella la certeza de que se le reconoce como integrante importante de la organización. Puede  además utilizar metodologías ya estandarizadas de manejo del voluntariado.

4) Deje claras las reglas Es vital que el voluntario sepa con anterioridad al inicio de sus labores cuáles son sus responsabilidades y derechos. Que el voluntario firme una carta compromiso que incluya, entre otras cosas, el reglamento a seguir es conveniente para asegurar que está completamente consciente y de acuerdo con lo que debe cumplir. Igualmente, incluya por cada regla a seguir una sanción, pero sobre todo, sígalas. En la medida en que la organización establezca límites, reglamentos y sobre todo cumpla las sanciones cuando sea necesario, los voluntarios se sentirán más comprometidos por cumplir su labor.

Una buena práctica en este sentido la encontramos en una institución llamada Acortar Distancias, en donde los voluntarios en caso de no asistir el día que tienen programado sus horas de servicio por causa injustificada (dependerá de la organización qué considera como injustificado) debe reponer el doble de horas que omitió. ¿Qué ocurre entonces? El ausentismo de voluntarios es mínimo y de esta forma la organización sabe que cuenta con el voluntario el o los días que se establecieron.   5) Alinee la labor del voluntario a sus intereses profesionales y/o personales Alinear el proyecto a su perfil profesionales, capacidades técnicas y/o intereses personales es un aspecto crítico del éxito de muchos proyectos sociales en los que hemos colaborado. En la medida en que el voluntario sepa que aporta algo importante a la organización y que también le aporta una satisfacción personal o incluso, si es posible, de desarrollo profesional, el voluntario colaborará de una mejor manera en la organización y no sólo se sentirá satisfecho por ayudar sino por hacer algo que le gusta hacer.

6) Establezcan en conjunto un plan de trabajo y mientras sea posible trabaje por objetivos, no por horas Independientemente del área de que se trate, tener un plan de trabajo es vital para no sólo saber qué hacer cada día sino también medir los avances y saber si se está logrando lo esperado.

Es vital que los voluntarios se involucren en el desarrollo de este plan de trabajo, mientras sea posible. Hemos visto que en lugar de ser impuestas las metas, sino en la medida en que los alumnos establecen sus propias metas ellos se hacen responsables de cumplirlas y también se les da la oportunidad de explayar su potencial e imaginación en el desarrollo del plan.

Es igualmente importante que la persona de la organización encargada del voluntario revise y valide el plan de trabajo y determine si la carga de trabajo y los objetivos son acordes a las necesidades de la organización y a lo alcanzable en el periodo que dure el voluntariado.

7) De seguimiento personal y continuo La persona encargada de supervisar la labor del alumno voluntario debe estar periódicamente dando seguimiento a su desempeño y al cumplimiento de sus metas.

Si el voluntario trabaja por objetivos, esto no significa que la organización deba esperar hasta el final del periodo de trabajo para revisar si se cumplieron o no. Por el contrario, si el esquema de colaboración del voluntario es por objetivos con mayor razón se le debe supervisar en periodos máximo de dos semanas. Esto para evitar que una mala administración de los objetivos haga imposible su cumplimiento. Hay que recordar que los resultados también están relacionados con el tiempo que se le dedica constantemente al logro de los mismos.

En este sentido, un aprendizaje que tuvimos con proyectos que estaban planteados con base en objetivos es que si la supervisión se hacía en periodos de tiempo más largos o a distancia (skype, correo electrónico, teléfono) los objetivos no se cumplían. En cambio, cuando se establecían entregables periódicos y se revisaban en una sesión personal, el desempeño mejoraba. Esto no significa que el seguimiento a distancia no sea útil, que sí lo es y mucho sobre todo cuando se trabaja con jóvenes que están muy sensibilizados a la tecnología, pero debemos reconocer que el contacto personal sigue siendo insustituible.

8) Otorguereconocimiento continuo La organización debe crear mecanismos de reconocimiento continuo que fomenten la motivación del voluntario. En ocasiones las organizaciones pierden de vista que aunque son alumnos que recibirán una carta de acreditación de horas de servicio social son personas, que como todos, requerimos que se nos reconozca el trabajo bien realizado.

Esto no debe significar para la organización ningún gasto, de hecho, por lo regular las mejores muestras de reconocimiento son aquellas que son gratis. Un saludo, una nota escrita a mano, un simple y sincero “gracias” y quizá al final del periodo de colaboración un diploma o reconocimiento por escrito. Éstas son algunos ejemplos de muestras tangibles de que se valora el trabajo del voluntario, las cuales son útiles para mantener el vínculo y la motivación del voluntario.

Tome en cuenta que estos ocho factores son, en nuestra experiencia, la clave del éxito de los programas de voluntariado. Seguramente encontrará que muchos de ellos aplican tanto para otro tipo de voluntarios como para su personal contratado. Debemos reconocer que la mayor riqueza de las organizaciones es la gente que colabora con ellas y en la medida en que las organizaciones que tengan personas mejor preparadas y cuidadas, podrán realizar una mejor labor con sus beneficiarios, pero se debe empezar “por la propia casa”.

* Magdalena Rodríguez, es Ingeniero Industrial y de Sistemas, con acentuación en Psicología Organizacional por parte del TEC de Monterrey, Campus Guadalajara.

Su experiencia se ha centrado en la creación y profesionalización de Asociaciones Civiles, así como la formación de redes de Organizaciones Sociales.

Innovación en Cooperación y Redes en Fundaciones, OSC´S y Organizaciones Descentralizadas

Andrea Analy Moreno Quiroz*

El pasado martes 10 de julio, se llevó a cabo la conferencia “Innovación en la construcción de redes de cooperación”, impartida por el Mtro. (Candidato a Doctor) Edgar Barroso, en las instalaciones de Expo Guadalajara; bajo la convocatoria de Fundación Expo, Guadalajara Interactiva y FEJAL (Fundación Estatal del Empresario Jalisciense).

Edgar Barroso, experto práctico y teórico en procesos de cooperación, es egresado de la Licenciatura en Música de la Universidad de Guanajuato, Maestro en Arte Digital y Candidato a Doctor en Composición Musical por la Universidad de Harvard. Actualmente, experimenta una nueva faceta como emprendedor social, bajo el proyecto Open Source Creation, basado en la cooperación de equipos de trabajo multidisciplinarios como clave para el desarrollo sustentable e innovación permanente.

De manera general, la conferencia además de servir de presentación de los proyectos de cooperación ejecutados por el Mtro. Barroso, sirvió como detonador para iniciativas de colaboración y trabajo en equipo en las Organizaciones Sociales del Estado de Jalisco y México.

Entre los diferentes temas tratados en la conferencia, uno de los más relevantes, (si no fuese el más destacado) fue la justificación sobre la importancia actual de la colaboración en y entre las organizaciones y equipos de trabajo; así como la capacidad nata de los seres humanos (mostrada desde los procesos evolutivos de la vida) para colaborar y por el contrario, evitar la competencia innecesaria y pérdidas en materia de recursos.

Si bien, estamos acostumbrados a la cooperación con carácter de reciprocidad directa; la colaboración actual, implica el ejercicio de la reciprocidad indirecta y el desarrollo de los súper colaboradores. Es decir, ayudar a alguien, fortaleciendo lazos de generosidad, esperanza y perdón; de manera que otro ente, favorecido por dichos lazos, también nos ayude – organización e individuos-.

En la organización de equipos de colaboración, estos, se benefician mediante el uso estratégico de factores espaciales y de cercanía. En teoría, las personas que viven cerca deberían estar colaborando; Independientemente de las diferencias en experiencia y carácter disciplinario. De manera que un problema pueda dividirse entre sus diferentes vertientes (a cada vertiente corresponda un disciplina) y por ende, el trabajo de colaboración brinde una solución integral a la problemática. Por ello, que las soluciones enfocadas tiendan a resolver problemas desde una sola perspectiva, ignorando algunas de las vertientes que constituyen problemáticas complejas. De acuerdo con Barroso, para México, el diálogo interdisciplinario representa una necesidad latente para la sociedad mexicana, fungiendo como base para la integración y colaboración en la solución de problemas a niveles humano, organizacional y sociales.

Para Edgar Barroso y su experiencia en el área de la composición musical, la colaboración en la sociedad, como en la música, se genera a partir de la diversidad y unidad de sus partes. De manera que diferentes actores sociales, logren integrar una gran composición/soluciones dinámicas. Háblese entonces, de la cooperación de ONG´s, Estado, Ciudadanía, Sector Privado y Academia para la resolución de problemas. La pobreza, desintegración y desigualdad social de un país, constituyen muestras claras de necesidad latente de cooperación y colaboración social en Latinoamérica.

El paso siguiente de desarrollo de equipos de colaboración, corresponde al desarrollo de redes. Las cuales, a partir de su cooperación en la solución de necesidades (¿Que haces?, ¿Qué necesitas?, ¿Qué ofreces?, ¿Qué falta para ser sustentables?), permiten formar colaboradores expertos que vean más allá de la competitividad y “empoderen al otro”, formando sistemas de protección y trabajo mutuo entre sus miembros.

En relación al desarrollo de redes, Barroso, además de explicar su eficacia en la aplicación social y organizacional, compartió las 7 reglas básicas de cooperación: colaborativa, imitable, experimental, no hay copyright, gratuita entre sus miembros, empoderan al otro, plural/interdisciplinaria. Igualmente, expuso sus inevitablemente colaborativos efectos grupales: riesgo, humildad, reflexión, innovación, crecimiento, aprendizaje y respeto (por el otro).

En resúmen, la conferencia “Innovación en la construcción de redes de cooperación” impartida por el Mtro. Edgar Barroso, hizo claro el énfasis e importancia de las redes de cooperación actuales, contextualizado en una realidad hiperconectada en la que cada ser humano está separado de conocer al resto del mundo por tan sólo 6 individuos. Si consideramos los beneficios (individuales, sociales y organizacionales) en construcción de redes, estas representan en la actualidad, una oportunidad de crecimiento, solución de problemas y desarrollo sustentable.

La competitividad y el simple trabajo en equipo, por el contrario, no agregan las características ni valores necesarios para aprovechar los beneficios que otorga la hiperconectividad actual y al mismo tiempo, generar oportunidades de crecimiento. ProSociedad, felicita a Fundación Expo, Guadalajara Interactiva y FEJAL, por brindar espacios como estos, que sirven de motivación y crecimiento para los emprendedores sociales del Estado de Jalisco. Igualmente, invita a las diferentes organizaciones del Estado a experimentar los beneficios del trabajo de colaboración; empezando por las palabras, que de acuerdo con Barroso, son el inicio de cualquier trabajo cooperativo:

“¿En qué te puedo ayudar?”

* Andrea Moreno, es Licenciada en Comunicación Pública por la Universidad de Guadalajara; cursa actualmente la Maestría en Comunicación, también por la UdeG. Cuenta con experiencia en el ámbito de la investigación social, abarcando temáticas de pobreza y comunicación.